**Última actualización:** 14 de junio de 2026
### 1. Responsable y encargado del tratamiento
Para los datos de contacto comercial de la institución (nombre del colegio, datos de quien solicita la demo, etc.), WebSian SAS, NIT 1234567890, con domicilio en Bogotá, Colombia, actúa como **Responsable del Tratamiento**.
Para los datos académicos y personales de estudiantes, acudientes y personal cargados por la institución dentro de la plataforma (matrículas, calificaciones, asistencia, datos de pago, etc.), **la institución educativa actúa como Responsable del Tratamiento** y Sian actúa como **Encargado del Tratamiento**, procesando esos datos únicamente conforme a las instrucciones de la institución y para la prestación del Servicio.
### 2. Datos que recopilamos
Según el caso, podemos tratar:
– Datos de contacto de la institución y su personal (nombre, cargo, correo, teléfono).
– Datos académicos de estudiantes (nombre, identificación, curso, calificaciones, asistencia), cargados por la institución.
– Datos de acudientes (nombre, correo, teléfono, relación con el estudiante) para efectos de comunicación y notificaciones.
– Datos de pagos (estado de pagos, conceptos facturados); Sian no almacena datos completos de tarjetas o cuentas bancarias salvo a través de pasarelas de pago certificadas.
– Datos técnicos de uso de la plataforma (registros de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo) con fines de seguridad y soporte.
### 3. Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan para: prestar y mantener el Servicio; generar boletines, reportes y notificaciones; gestionar el soporte técnico; cumplir obligaciones contractuales y legales; y, en el caso de los datos de contacto comercial, dar respuesta a solicitudes de demo o información.
### 4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)
Los datos de estudiantes menores de edad reciben un tratamiento especial conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
– El tratamiento de estos datos lo realiza la institución educativa como Responsable, quien debe contar con la autorización de los padres, madres o acudientes legales para el tratamiento de los datos de los menores, conforme a lo exigido por la ley.
– Sian, como Encargado, trata estos datos únicamente para los fines instruidos por la institución (prestación del Servicio) y no los usa con fines comerciales propios, publicitarios o de perfilamiento.
– Se aplican medidas de acceso restringido por rol, de forma que cada usuario solo accede a la información de los estudiantes que le corresponde según su función (docente, coordinación, rectoría, etc.).
### 5. Derechos de los titulares (Habeas Data)
Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a sus datos.
Cuando se trate de datos de estudiantes menores de edad, estos derechos se ejercen por sus padres, madres o representantes legales ante la institución educativa correspondiente, quien podrá canalizar la solicitud a Sian cuando sea necesario.
### 6. Procedimiento para ejercer estos derechos
Las solicitudes pueden enviarse a soporte@sian.net.co indicando: nombre completo, identificación, descripción de la solicitud y, si aplica, calidad en la que se actúa (por ejemplo, acudiente de un estudiante). Responderemos dentro de los plazos establecidos por la ley aplicable.
### 7. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, administrativas y de control de acceso razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, incluyendo control de acceso por roles, cifrado en tránsito y respaldos periódicos.
### 8. Encargados y transferencias de datos
Para operar el Servicio, podemos apoyarnos en proveedores de infraestructura tecnológica (por ejemplo, alojamiento en la nube) y de mensajería (correo electrónico, WhatsApp Business). Estos proveedores actúan como encargados adicionales y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. Cuando se realicen transferencias internacionales de datos, se adoptarán las garantías exigidas por la normativa colombiana de protección de datos.
### 9. Vigencia
Los datos se conservarán mientras exista una relación contractual con la institución y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa aplicable (por ejemplo, normas tributarias o educativas), salvo que el titular solicite su supresión y no exista impedimento legal para ello.
### 10. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente estará siempre disponible en esta página, indicando la fecha de la última actualización.
### 11. Contacto
Para ejercer tus derechos o resolver dudas sobre el tratamiento de datos personales, escríbenos a soporte@sian.net.co.